Email با استفاده از Mail merge

در مطلب قبلي در مورد Mail Merge  گفتگو کرديم که چگونه به وسيله آن مي توان Email  زد، نامه ارسال کرد و به جاي آنکه تک تک يک فرم را Print کنيد و نام افراد را بنويسيد از Mail Merge استفاده کنيد  به طور کلي جهت ارسال هر متني به افراد زياد مي توانيد از اين روش استفاده کنيد، در اينجا مثال مشابهي وجود دارد جهت ارسال Email :

1. Sheet افراد خود را در يک Excel مي آوريد در نظر داشته باشيد زماني که مي خواهيد کار خود را با mail Merge آغاز کنيد بايد Sheet خود را ببنديد.

2. برنامه word را باز کنيد از ميان Tab هاي بالاي صفحه  Mailing را انتخاب کرده سپس بر روي Mail merge کليک کنيد.

3. بر روي step by step mail merge wizard کليک کنيد تا کار آغاز شود. (اين قسمت در Panel mail merge قرار دارد)

4. در قسمت ظاهر شده سمت راست ، در قسمت قبل Letter را انتخاب کرديم در اينجا Email Message انتخاب شود.

5. بر روي Next  کليک کنيد تا به Step  بعدي برويد. (در قسمت پائين صفحه  Step 1 of 6 وجود دارد.)

6. در اين مرحله در بخش Select Starting Document قسمت Use the current document را انتخاب کنيد.

7. Step 2 of 6 ، بر روي Next: Select recipients" را انتخاب کنيد.

8. بر روي Brows  کليک کنيد.

9. از روي پنل ظاهر شده Excel  خود را انتخاب نموده در پنچره ظاهر شده مطابق مطلب هفته گذشته sheet  مورد نظر خود را انتخاب کنيد که در اينحا Sheet  اول است. در نهايت بر روي OK کليک کنيد.

10.  Display mail merge Dialing Box ظاهر مي شود. نام و نام خانوادگي فرد و Email  او انتخاب شده است بر روي ok  کليک کنيد.

دقت کنيد در اين برنامه حتما بالاي هر ستون Name , Surname ,  Email  را به نام انگليسي تايپ کنيد،  فارسي را تشخبص نمي دهد !!!

11. شما دوباره همان صفحه را مي بينيد که بر روي write your e-mail Message کليک کنيد.

12. انتخاب اين مرحله شما Greeting line  است.

13. در اين مرحله نوع نوشتار Email   را انتخاب مي کنيد، Greeting line  به معناي line سلام و احوال پرسي است، اين نوشتار را با اولين نام موجود در ليست شما تست مي کند.

مثلا  خانم مريم احمدي عزيز ،

يا خانم احمدي عزيز،

يا خانم احمدي،

سرکار خانم محترم، مريم احمدي نتيجه را پس از ok  کردن مطابق شکل مشاهده مي کنيد.

در صورتي که در قسمت 1 آنچه را که انتخاب کرديد نديديد بر روي match Filed  کليک کنيد

پس از ok کردن متن خود را تايپ کنيد.

دقت کنيد در اين برنامه حتما بالاي هر ستون Name , Surname ,  Email  را به نام انگليسي تايپ کنيد،  فارسي را تشخبص نمي دهد !!!

14. شما مي توانيد متن خود را پيش از ارسال مشاهده کنيد سپس جهت تکميل کار بر روي complete  کليک کنيد.

15. کليک بر روي Election mail  شما را به مرحله آخر مي رساند  در قسمت Subject Line شما عنوان Email خود را انتخاب کرده و Ok کنيد کار تمام شد.

16. توجه داشته باشيد که هر کس مانند حالت Bcc تنها قادر است Email خود را مشاهده کند و افراد شرکت کننده از حضود افراد ديگر و Email  آدرس آنها مطلع نمي شوند.

فائزه سيدخاموشي

بخش دانش و زندگي تبيان

منابع:

Microsoft support, Word Help

[PDF]: The Proposed New Basel Capital Accord

Magazine: university of Kansas, By Allison King