Mail merge چيست ؟

اگر به tab هاي بالاي برنامه word  خود بنگريد (درOffice 2007  يا Office 2010)  تبي خواهيد ديد که Mailings نام دارد و سومين زير شاخه آن "star mail merge " است.

بيشتر اوقات ما در مورد تکنولوژي هايي که در اطرافمان هست گفتگو مي کنيم و عنوان  مي کنيم که چقدر در زندگي ما تاثير گذارند اما ما چقدر از اين تکنولوژي ها استفاده مي کنيم ؟

يا به بياني ديگر چند درصد از تکنولوژي هاي اطرافمان را مي شناسيم؟

يا چقدر از قابليتهاي برنامه هاي اطراف خود مطلع هستيد؟

آيا تاکنون نام mail merge را شنيده ايد؟

فکر مي کنيد mail merge قابليت Email است؟

همه اين سوالات را پرسيديم تا در انتها به اين مطلب بپردازيم که ما (در حدود 90 درصد مردم دنيا) به طور متوسط کمتر از 20 درصد  قابليتهاي برنامه ها و تکنولوژي هاي اطرافمان استفاده مي کنيم.

اين موضوع حتي در مورد تلفن همراه هم صادق است.

 و اما mail merge !

فکر نمي کنم کسي در ميان شما باشد که نام برنامه word را نشنيده باشد !

اگر به tab هاي بالاي برنامه word  خود بنگريد (درOffice 2007  يا Office 2010)  تبي خواهيد ديد که Mailings نام دارد و سومين زير شاخه آن "star mail merge " است.

امروز قصد داريم به طور مختصر به بررسي اين قابليت برنامه word  مي پردازيم که آنطور که در اينترنت جستجو کردم تعداد مطالب کمي از آن در دسترس است و البته آن سري که يافتم هم در مورد استفاده از mail merge  با access  بود

Mail merge به طور کلي زماني مورد استفاده قرار مي گيرد که شما بخواهيد يک نامه ، فرم ، متن را براي تعداد زيادي بفرستيد مثلا شما ليستي از افراد مختلف را داريد که در فايل Excel اطلاعات آنها را ذخيره کرده ايد مثل: نام ، نام خانوادگي، شماره شناسنامه، تاريخ تولد، آدرس، شماره تلفن و نمره فرد در 6 درس مختلف به همراه معدل آنها

و مي خواهيد براي اين افراد نامه ، Email  و به هر صورت متني را ارسال نمائيم که البته در آن به فيلد هاي فوق نياز داريم.

تعداد افراد 200 نفر ،

شما متني به اين صورت تهيه مي فرمائيد

             سرکارخانم/جناب آقاي .................

                           شماره شناسنامه..........................

                        تاريخ تولد...................................

                       نمره درس A:

                       نمره درس B:

                       نمره درس C:

                       نمره درس D:

                      معدل کل:

Mail merge به طور کلي زماني مورد استفاده قرار مي گيرد که شما بخواهيد يک نامه ، فرم ، متن و يا email را براي تعداد زيادي بفرستيد.

اما نمي خواهيم 200 مرتبه اين نمرات را تايپ کنم و اشکالي اتفاق افتاد مي خواهيم از word کمک  گرفته و فايل Excel خود را به word داده و از آن بخواهيم اين دو را بدون اشتباه با هم ترکيب کند در مرحله اول برنامه word را باز مي کنيم مطابق شکل و متن مورد نظر را تايپ مي کنيم سپس در بالاي صفحه به بخش Mailings رفته و بر روي Envelopes کليک  مي کنيم در قسمت Option  سايز و فونت مورد نظر را انتخاب مي کنيم.

در قسمت Labels  هم مانند Envelopes  مي باشد در حقيقت tab بعدي همان بخش را نشان مي دهد که مي توانيد سايز و تنظيمات ديگر را تغيير دهيد.

سپس بر روي mail merge کليک کنيد آخرين گزينه step by step Mail merge wizared را کليک مي کنيد که در قسمت راست صفحه بخش مربوط به تنظيمات قدم به قدم mail merge  ظاهر مي گردد.

در قسمت پائين کلمه step 1 of6 را مي بينيد. مطابق شکل 6 ،

در قسمت چپ بخشي ظاهر ميشود مطابق شکل 7

Letters در بالاي صفحه انتخاب شده شما مي توانيد آن را بر اساس کار خود به Email messages، Envelopes و ... تغيير دهيم.

که در اينجا ما همان letter  را ادامه مي دهيم و فرض مي کنيم ما نامه اي ارسال مي کنيم

پائين صفحه Next را کليک کنيد در اينجا آمده است که شما از همين document  که در حال حاضر باز است استفاده مي کنيد و چون شما متن نامه خود را باز کرده ايد ، بله همين متن را مي خواهيد.

مطابق شکل زير:

پس دکمه next  را در پائين صفحه کليک کنيد.

در اينجا از شما مي خواهد که بدانيد از کدام صفحه Excel براي ادغام مي خواهيد استفاده کنيد بر روي  Brows  کليک کنيد و ليست مورد نظر را در کامپيوتر خود انتخاب کرده و وارد کنيد مطابق شکل 9

پنجره اي مطابق شکل باز مي شود که از شما مي پرسد کدام sheet  مد نظر شماست sheet مورد نظر را انتخاب مي کنيد،

مطابق شکل زير:

و در اينجا فيلد هايي که مي خواهيد را انتخاب کنيد

مطابق شکل زير:

 و مي توانيم در پائين صفحه sort  را کليک کرده و با استفاده از tab  هاي بالاي صفحه بر اساس ستون مورد نظر آنها را مرتب مي کنيد.

  ادامه دارد...

فائزه سيدخاموشي

منابع:

Microsoft support, Word Help

[PDF]: The Proposed New Basel Capital Accord

Magazine: university of Kansas, By Allison King